WinhaPro-opetushallintojärjestelmän tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Antti Ahola, järjestelmäsuunnittelija opiskelijapalvelut
040 680 7110
antti.ahola(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Antti Ahola, järjestelmäsuunnittelija opiskelijapalvelut
040 680 7110
antti.ahola(at)seamk.fi

Veli-Matti Mäkelä, suunnittelija tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Opetushallintojärjestelmä WinhaPro

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

• Asiakassuhteen hoitaminen
• Erilaiset tutkimukset hallintojohtajan päätöksellä
• Tilastointi: OKM, OPH, Tilastokeskus, Kela, Lääninhallitus, Cimo, Emrex
• Suoramarkkinointi rekisteröidyn luvalla
• Erityislainsäädäntö: Opetustoimen hoitaminen, valtakunnallinen tietovaranto Virta

5. Rekisterin pitämisen peruste

Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä

Korkeakoulun opiskelijatietoja sisältävän rekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja henkilötietolain (523/1999) edellytysten mukaisesti.

Korkeakoulujen opiskelijarekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietojen kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen tietovarantoon, jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku).

Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki 1058/1998 6 d §).

Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki 1058/1998 6 d §).

Seinäjoen ammattikorkeakoulu voi käyttää tietovarantoa myös muussa toiminnassaan ja luovuttaessaan tietoa viranomaisille ja muille korkeakouluille (Laki 1058/1998 1 a luku).

Seinäjoen ammattikorkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja Tilastokeskukselle (Tilastolaki 280/2004 15 §) teknisenä tallenteena suoraan ja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu luovuttaa opiskelijatietorekisterinsä tietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L559/1994, A 564/1994) käyttöön.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja Seinäjoen kaupungin sosiaali- ja terveyskeskukselle kansanterveyslain (66/1972) mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa varten.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu luovuttaa paikkakunnalla (Seinäjoki) opiskelevien lukumäärätiedon (ammattikorkeakouluopiskelijat, ulkomaiset perustutkinto-opiskelijat ja ulkomaalaiset vaihto-opiskelijat yhteensä), Sevas Kodit Oy:lle, joka osallistuu vuosittain SOA:n, Suomen Opiskelija-asunnot ry:n vuositilastokyselyyn.

5a. Rekisterin tietosisältö

Henkilökunta

• Henkilön tunnus, pakollinen tieto
• Toimipiste, pakollinen tieto
• Sukunimi, pakollinen tieto
• Etunimet (vain etunimi, jos sama kuin kutsumanimi)
• Kutsumanimi
• Henkilötunnus
• Sukupuoli, pakollinen tieto
• Henkilötyyppi, pakollinen tieto
• Toiminimike
• Sähköposti
• Läsnäolo, pakollinen tieto
• Allekirjoittajan nimike (pääosin vain ohjaus- ja opetushenkilöstöllä)

Opiskelijat

• Opiskelijan tunnus, pakollinen tieto
• Sukunimi, pakollinen tieto
• (osalla: Aiemmat nimet)
• Etunimet, pakollinen tieto
• Kutsumanimi, pakollinen tieto
• Henkilötunnus (osalla: Syntymäaika)
• Sukupuoli, pakollinen tieto
• Pohjakoulutus (ei kaikilla)
• (osalla: Oppijanro)
• (osalla: Virallinen luovutuskielto)
• Pääopiskelija/Sivuopiskelija (osalla: Kurssiopiskelija), pakollinen tieto
• (osalla: Oppisopimuskoulutus/Yksityisopiskelija)
• (osalla: Tietojen luovutuslupa; suoramarkkinointi, koulutusmarkkinointi, internet)
• Saapumisryhmä, pakollinen tieto
• (Saapumisryhmän kautta: Ohjelma, Ops, Suunta, Tutkinto, Koulutus, Opintoala, Ryhmän toimipiste)
• Lähtötoimipiste, pakollinen tieto (pääopiskelijalla)
• Asuinosoite, Postiosoite, Maa, Puhelin (soitto ja tekstiviesti), Sähköposti, Sähköposti (Oma), Asuinkunta, Kotikunta, Äidinkieli, Kansalaisuus (ei kaikilla)
• Läsnäolo, pakollinen tieto
• opiskeluaika, Läsnäolokaudet
• Kausimaksimit
• (osalla: Eropäivä, Eron syy)
• (osalla: Muut osoitteet ja tiedot)
• Lähiomaiset (niiden osalta, jotka luovuttaneet tiedot)
• Lisätiedot
• Koodit: Aloitusvuosi (osalla: Siirto-opiskelija, Kaksoistutkinto, Opiskeluoikeuden menetys, Lisäpaikalla, Lisätiedot, Avoinamk, Tuotantopainotteinen koulutus, Siirto-opiskelijan hakukelpoisuus, Valintakoe/haastattelu, UA-Status, Alumnitoimilupa, Jatko-/palautushakemus, Aloitusvuosi, JOO-opiskelija)
• (osalla: Erityisopiskelun peruste ja ryhmä)
• Hops: Vaaditaan, Suoritettava, Suorittanut (osalla: Suuntatoiveet)
• Valmistuminen: Valmistumistilanne, Todistuslaji, Arviointiasteikko, Projektiasteikko (valmistuneilla: Valmistumispäivä)
• Tilastointi: TK-rahoitus
• HOPS:n sisältö
• Opintosuoritukset ja arvioinnit: Opinnot, Toteutukset, Arviot, Arviopvm, Arvioijat, Virtuaalisuus, T&K (osalla: osien arvioinnit ja huomiot)

• Valmistuneet ja eronneet opiskelijat sekä henkilökunnasta poistuneet siirretään kerran vuodessa arkistotietokantaan.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Organisaation sisällä käyttäjähallinta. Valtakunnan tasolla valtakunnallisen tietovarannon / VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön liittyvät tiedonluovutusluvat ja toimeksiannot on nähtävissä esim. seuraavasta osoitteesta: https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Tietojen+hyodyntaminen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Opintopolku, OILI
• Opiskelijan manuaalinen hakemus
• Opiskelija itse pystyy muuttamaan osoitetietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Ei ole

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

(säilytyspaikka ja suojaaminen): Paperiarkisto, lukittu tila

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus): Käyttäjätunnus ja salasana, käyttäjäryhmäkohtaiset oikeudet, pääsylistat.