SoleMOVE- ja SoleGrant-järjestelmän tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat
Tietosuojalaki (1050/2018)
Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.
1. Rekisterinpitäjä
Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Asmo Myllyaho, Kiinteistö- ja tietohallintopäällikkö
040 830 4262
asmo.myllyaho(a)seamk.fi
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Tiina Ojanperä, Pääkäyttäjä
040 680 7100
tiina.ojanpera(at)seamk.fi
Ari Korpelainen, Solenovo Oy
Solenovo Oy, Kauppakatu 28, 80100 Joensuu
ari.korpelainen(at)solenovo.fi
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Tekninen pääkäyttäjä:
Anna Lepistö, Suunnitttelija tietohallinto
040 830 2288
anna.lepisto(at)seamk.fi
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi
3. Rekisterin nimi
SoleMOVE, SoleGrant
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
SoleMOVE-järjestelmän tietosisältö koostuu kansainväliseen opiskelija- ja henkilökuntavaihtojen hakemiseen, käsittelyyn ja raportointiin tarvittavista tiedoista.
SoleGRANT-järjestelmän tietosisältö koostuu apurahahakemusten käsittelyyn ja apurahojen maksatukseen tarvittavista tiedoista.
5. Rekisterin pitämisen peruste
Kansainvälisten opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuuksien hallinnointiin, viestintään, palautteen keräämiseen.
5a. Rekisterin tietosisältö
SoleMOVE:
- Rekisteröityjä ovat vaihto-opiskelijat
- vaihtoon hakevat henkilökunnan edustajat
- hakemuksia käsittelevät henkilökunnan edustajat
- sekä partnerikorkeakoulujen yhteyshenkilöt
Hakemuksia käsittelevistä henkilökunnan edustajista tallennetaan:
- nimi
- yhteystiedot
- syntymäaika
Vaihtoon hakevista henkilöistä tallennetaan:
- nimi ja yhteystiedot
- syntymäaika
- opiskelijanumero
- henkilötunnus
- sukupuoli
- kotikorkeakoulu
- kansallisuus
- äidinkieli
Yhteyshenkilöistä tallennetaan:
- nimi
- yhteystiedot
- kansalaisuus
- kotikorkeakoulu
SoleGRANT:
Rekisteröityjä ovat apurahahakemusten ja maksuerien käsittelijät, sekä apurahojen hakijat.
Hakemusten ja maksuerien käsittelijöistä tallennetaan:
- nimi
- yhteystiedot
Apurahojen hakijoista tallennetaan:
- nimi
- yhteystiedot
- opiskelijanumero
- henkilötunnus
- syntymäaika
- kotikunta
- kotikorkeakoulu
- pankkiyhteystiedot
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät
- Peppi
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voi syntyä seuraavilla tavoilla:
1) hakija/opiskelija syöttää itse
2) konversiomateriaalin mukana
3) henkilökunnan edustaja syöttää
4) autentikointipalvelu palauttaa
5) siirtyy opetuksensuunnittelujärjestelmästä
6) siirtyy opintohallintojärjestelmästä
7) siirtyy opintotietopalvelusta
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisterinpitäjä vastaa tietojen luovutuksesta ja tietojen käyttöpolitiikasta. Henkilötietojen käsittelijä ei luovuta tietoja ilman rekisterinpitäjän valtuutusta.
8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Järjestelmän kautta ei siirretä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
EU ja ETA –alueen ulkopuolelle suuntautuvien opiskelijaliikkuvuuksien osalta toimitetaan learning agreement for studies / traineeships –lomake sähköpostitse vaihtokorkeakouluun. Tietojen siirron perusteena on sopimus ja lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Käyttäjien on mahdollista muodostaa rekisteristä rekisteröityjen tietoja pdf- tai csv-raporteiksi ja tulostaa niitä paperille. Tulosteiden käyttöfunktiot ovat rekisterinpitäjän vastuulla. Henkilötietojen käsittelijä ei tulosta rekisteröityjen tietoja ilman rekisterin pitäjän valtuutusta.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Rekisteri sijaitsee fyysisesti MPY:n konesalissa Mikkelissä. Rekisteröityjen tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäroolien avulla. Rekisterinpitäjän oma henkilöstö kirjautuu rekisterinpitäjän vastuulla olevan AD-palvelun välityksellä ja mahdolliset rekisterinpitäjän valtuuttamat ulkopuoliset tahot (esim. huoltajat) rekisterin lokaalilla kirjautumisella.
