Opiskelijahallintajärjestelmän tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Annika Karhu, järjestelmäsuunnittelija opintoasianpalvelut
040 830 4002
annika.karhu(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Pääkäyttäjät:

Annika Karhu, järjestelmäsuunnittelija opintoasianpalvelut
040 830 4002
annika.karhu(at)seamk.fi

Maria Hemminki, suunnittelija opiskelijapalvelut
040 680 7016
maria.hemminki(at)seamk.fi

Tekninen pääkäyttäjä:

Veli-Matti Mäkelä, suunnittelija tietohallinto
040 830 3990
veli-matti.makela(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Opiskelijahallintajärjestelmä Peppi (Perusrekisteri)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Opiskelijahallintajärjestelmän tarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille.

Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon, josta sisältö tarjotaan teknisellä käyttöyhteydellä tietoturvallisesti opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku).

Opiskelijahallintajärjestelmä on Seinäjoen ammattikorkeakoululle välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Seinäjoen ammattikorkeakoulun opintoasiainhallintoon liittyvissä asioissa.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään vain korkeakoulun tehtävän hoitamisen, toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön.

• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (L884/2017)
• Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (A293/2014)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
• Tietosuojalaki (L1050/2018)
• Hallintolaki (L434/2003)
• Hallintolainkäyttölaki (L586/1996)
• Julkisuuslaki (L621/1999)
• Julkisuusasetus (A1030/1999)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L759/2004)
• Tilastolaki (L280/2004)
• Seinäjoen ammattikorkeakoulun tutkintosääntö ja opiskeluoikeusohje

5a. Rekisterin tietosisältö

Hakijatiedot:

• Opintopolku/Oili-palveluista tuotavat hakijatiedot
• opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, hetu, oppijanumero)
• osoitetiedot
• äidinkieli ja asiointikieli
• kansalaisuus
• pohjakoulutustiedot
• hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• ilmoittautumis- ja maksutiedot
• opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot

 Opiskelijan perustiedot:

• opiskelu- ja tutkintotiedot
• opiskelijanumero
• tutkinto-ohjelma, koulutusluokitus, tutkinto, tutkintonimike
• opetuskieli
• opiskeluoikeus, opiskeluoikeuden voimassaolo
• läsnäolo- ja poissaolomaksimit
• (suuntautumisvaihtoehdot, opiskelutyyppi)
• (pohjakoulutus, lähtöorganisaatio)
• koulutusmuoto, rahoitus
• opetuspiste, toimipiste
• vaadittu laajuus
• koulutusala
• (organisaatioyksikkö, kustannuspaikka)
• saapumisryhmä, (muut ryhmät)
• ohjaajat
• todistusmerkinnät, (tarkenteet, pätevyydet)
• läsnäolotiedot
• läsnäolotiedot / käytetyt kaudet
• (poissaolotiedot / poissaolokaudet)
• (erotiedot)
• valmistumistiedot / opintojen päättymiseen liittyvät tiedot

Opinto- ja opintosuoritustiedot:

• opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot
• kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot
• henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot
• (valmistumishalukkuus)
• vaadittu laajuus, suoritettu laajuus, suoritettava laajuus
• oletusopetussuunnitelma
• opinnot (opintokokonaisuudet ja -jaksot) ja tentit
• opintojakson toteutukset ja toteutusten osat
• HOPSin laajuus, opintojen keskiarvo, opintopisteitä yhteensä
• opintotarjonta / opintohaku
• opintosuoritukset
• Hyväksiluetut opinnot ja vapautukset. Liitteenä opiskelijan asiakirjat/dokumentit osaamisestaan (esim. tutkintotodistus, opintosuoritusote, työtodistus, kuvaus toiminnasta, oppimispäiväkirja jne.)
• opintojen edistyminen
• suoritetut opinnot ja suorituspäivämäärät
• suoritetut laajuudet
• opintojen ja tenttien arvosanat
• opintojen ja tenttien arvioijat
• opiskelijan tiedot
• opiskelijanumero
• oppijan kansallinen tunniste (OID)
• sukunimi, (entinen sukunimi), kutsumanimi, etunimet
• syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli
• kansalaisuus, (ulkomaalaisen passinumero)
• äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli
• yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelin)
• kotikunta, (asuinkunta), maa
• (laskutusosoite, opiskelijan lisätiedot, lähiomaiset)
• tietojen luovuttamista koskevat luvat

Edellä mainittujen tietojen arkistot.

Ristiinopiskelu

• Asiointikieli
• Asuinkunta
• Etunimet
• Henkilötunnus
• Kansalaisuus
• Kotikunta
• Koulutusala
• Koulutusluokitus
• Koulutustyyppi
• Kutsumanimi
• Lähtöorganisaatio
• Muu sähköpostiosoite
• Opiskeluoikeuden alku- ja päättymispäivä
• Opiskeluoikeuden tunniste (kotikk:ssa)
• Opiskeluoikeuden tyyppi
• OppijaID
• Organisaatio
• Puhelinnumero
• Sukunimi
• Sukupuoli
• Syntymäaika
• Sähköposti (kotikorkeakoulussa)
• Turvakielto
• Tutkinto
• Tutkintonimike (AMK)
• Tutkinto-ohjelma
• Äidinkieli

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

Seinäjoen ammattikorkeakoulun (SeAMK) sisällä käyttäjähallinta. Valtakunnan tasolla valtakunnallisen tietovarannon / VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön liittyvät tiedonluovutusluvat ja toimeksiannot on nähtävissä esim. seuraavasta osoitteesta: https://confluence.csc.fi/display/VIRTA/Tietojen+hyodyntaminen

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, Opintopolku
• Opetushallituksen ylläpitämä läsnäoloilmoittautumisen rekisteri, OILI
• opiskelijan toimittamat asiakirjat
• opiskelijan päivittämät tietojen muutokset ja tietojen luovutusluvat
• opiskelija pystyy itse muuttamaan osoitetietojaan
• opiskelijan henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaan opiskelijan/opettajien/tukipalveluiden henkilökunnan tallentamat tiedot
• opintosuoritusten tiedot koulutuksista

Väestörekisterikeskus (ei toistaiseksi tiedonsiirtoa)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

• Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004) (Valtion säädöstietopankki)
• Opetus- ja kulttuuriministeriölle (OKM) korkeakoulujen valtakunnalliseen Virta-tietovarantoon. OKM tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki 1058/1998 6 d §)
• Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§) (Valtion säädöstietopankki)
• Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle (TyöttömyysturvaL 1290/2002, laki julkisesta työvoimapalvelusta 1295/2002)
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käyttöön (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L559/1994, A 564/1994)
• Pyynnöstä ulkomaalaisviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle
• Korkeakoulujen väliseen opiskelijaliikkuvuuteen
• Kansainvälisen opiskelija- ja henkilöstövaihdon järjestelmään
• Ammattikorkeakoulujen ura- ja rekrytointijärjestelmään
• Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus JOTPA
• Tieteellistä tutkimusta varten (JulkiL 621/1999 ja HetiL 523/1999). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija.
• Korkeakouluopintojen suorittamiseen ja sen tukeen liittyville yhteistyötahoille, kuten esim. Seinäjoen kaupungin sosiaali- ja terveyskeskukselle kansanterveyslain (KansanterveysL 66/1972) mukaista opiskelijaterveydenhuoltoa, Sevas Kodit Oy:lle vuosittaista Suomen Opiskelija-asunnot ry:n vuositilastokyselyä ja Opiskelijakuntaa varten.
• SeAMK voi käyttää tietovarantoa myös muussa toiminnassaan ja luovuttaessaan tietoa eri viranomaisille ja muille korkeakouluille (Laki 1058/1998 1 a luku). Lisäksi erilaisiin toimintaa tukeviin järjestelmiin, jotka liittyvät esim. kulkulupiin, kirjastotoimintaan, uusinta- ja korotustentteihin.
• Opiskelijalle itselleen. Opiskelija voi opiskelijaliittymän kautta hallita tietojenluovutuslupia koulutusmarkkinointiin, suoramarkkinointiin ja internetiin. Vaikka opiskelija olisi antanut luvan suoramarkkinointiin, tietojen luovutus ei koskaan tapahdu automaattisesti vaan tapauskohtaisesti arvioiden. Pääsääntöisesti tietoja ei luovuteta. Rekisteriin voidaan myös tallentaa maistraatin myöntämä virallinen turvakielto.
• Valmistumisen yhteydessä opiskelijan tiedot siirretään Seinäjoen ammattikorkeakoulun alumnirekisteriin. Rekisteröity voi ilmoittaa halukkuudestaan päättää jäsenyytensä alumniverkostossa, jolloin tallennetut tiedot poistetaan.

SeAMK noudattaa hyvää rekisteröintitapaa ja edellyttää, että tietojen luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja pyydetään. Tietoja saa käyttää henkilörekisterilain mukaan vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on luovutettu. Nimi- ja osoitetietojen käyttäjän tulee ilmoittaa, mistä tiedot on saatu.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

• säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä
• työntekijöillä on oikeus nähdä vain sellaisia opiskelijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävässään tarvitsee
• tutkintotodistusten jäljennökset säilytetään pysyvästi
• henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään tietosuojajätteenä

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

• käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
• käyttäjillä on oikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan työsuhteensa aikana
• käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin
• tietojen käsittely ja yhteydet teknisten osajärjestelmien välillä on suojattu asianmukaisella tavalla.