Dynamics 365 CRM- ja Marketing -sidosryhmähallintajärjestelmien tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat

Tietosuojalaki (1050/2018)

Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja (EU tietosuoja-asetuksen 2016/679) artikla 13 ja 14.

1. Rekisterinpitäjä

Seinäjoen Ammattikorkeakoulu Oy
Kampusranta 11, Frami F
60320 Seinäjoki
020 124 3000
seamk(at)seamk.fi

2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö

Johanna Säilä-Jokinen, Hallintojohtaja
040 570 8723
johanna.saila-jokinen(at)seamk.fi

2a. Rekisterin vastuuhenkilö

Juha-Matti Arola, Asiantuntija, TKI
040 868 0609
juha-matti.arola(at)seamk.fi

2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa

Juha-Matti Arola, Asiantuntija, TKI
040 868 0609
juha-matti.arola(at)seamk.fi

2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jarmo Jaskari, Tietosuojavastaava
040 868 0680
tietosuojavastaava(at)seamk.fi

3. Rekisterin nimi

Dynamics 365 CRM- ja Marketing-sidosryhmänhallintajärjestelmät

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Seinäjoen ammattikorkeakoulu käyttää Dynamics 365 CRM- ja Marketing -sidosryhmähallintajärjestelmiä tarjotakseen opiskelijoilleen, henkilöstölleen, alumneilleen, hakijoilleen, yritysyhteistyökumppaneilleen sekä muille tärkeille sidosryhmilleen ajantasaista tietoa ja materiaalia SeAMKin koulutuksista, tapahtumista, TKI-hankkeista ja muusta toiminnasta.

Ammattikorkeakoululain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on antaa työelämän ja sen kehittämisen vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa korkeakouluopetusta ammatillisiin asiantuntijatehtäviin ja tukea opiskelijan ammatillista kasvua. Ammattikorkeakoulun tehtävänä on lisäksi harjoittaa ammattikorkeakouluopetusta palvelevaa, sekä työelämää ja aluekehitystä edistävää ja alueen elinkeinorakennetta uudistavaa soveltavaa tutkimustoimintaa, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa, sekä taiteellista toimintaa. Tehtäviään hoitaessaan ammattikorkeakoulun tulee edistää elinikäistä oppimista. Nämä ovat lakisääteisiä tehtäviä.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu harjoittaa myös palveluliiketoimintaa, jolla tarkoitetaan ulkopuolisille asiakkaille tarjottavia palveluja. Palveluliiketoiminnan toiminta-ajatuksena on tuottaa laadukkaita, tuotteistettuja tai räätälöityjä asiantuntijapalveluita ja täydennyskoulutuksia yrityksille, yhteisöille sekä yksityisille henkilöille paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Seinäjoen ammattikorkeakoulussa työelämän yhteydenottoja ja vuorovaikutusta ylläpidetään Dynamics 365 CRM- ja Marketing–järjestelmissä, jotka ovat keskitettyjä ja jäsenneltyjä paikkoja asiakas-, kumppani- ja sidosryhmätietojen sekä liiketoimintaprosessien ylläpitoon.

Sidosryhmähallintajärjestelmiin liittyy käyttäjälähtöinen ajattelu- ja toimintatapa. Seinäjoen ammattikorkeakoulun Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmät ovat henkilöstön työkalu viestintään ja markkinointiin sekä omien työelämäkontaktien tietojen ja toimintojen ylläpitoon. Järjestelmiin kerätyn tiedon avulla suunnitellaan ja seurataan toimintaa ja harkitaan, miten eri sidosryhmien kanssa toimitaan ja lujitetaan suhteita. Se mahdollistaa eri sidosryhmien tarpeiden tunnistamisen ja sitä kautta parempien palvelujen tuottamisen sidosryhmille ja erityisesti yrityksille ja organisaatioille tehtävien toimeksiantojen. Yhteyshenkilöiden tiedot ovat yhdessä paikassa ja hyödynnettävissä markkinointiviestinnässä, tiedottamisessa ja mainonnassa. Järjestelmään kerätään myös välitöntä palautetta, jota koostetaan palveluiden ja toiminnan arviointia ja kehittämistä varten.

Seinäjoen Ammattikorkeakoulun Dynamics 365 CRM- ja Marketing-sidosryhmänhallintajärjestelmien tarkoituksena on ylläpitää Seinäjoen ammattikorkeakoulun hakijoihin, alumneihin, yritys- ja yhteisötietoihin sekä muihin sidosryhmiin liittyvää tietoa seuraaviin tarkoituksiin:

• Viestintä ja tiedottaminen
• Markkinointi
• Mainonta
• Maksullinen palvelutoiminta
• Harjoittelu- ja opinnäytetyöpaikat sekä yhteyshenkilöt
• Projektiyhteistyöpaikat
• TKI-toiminta
• Kansainvälinen toiminta
• Raportointi omaan toimintaan ja sen kehittämiseen
• Raportointi palvelujen toiminnan ja käytön seuraamiseen ja palvelujen kehittämiseen

5. Rekisterin pitämisen peruste

Käsittelyn oikeusperusteena ovat rekisteröidyn suostumus, sopimus, oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite, sekä muu asiallinen peruste rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä, joka on tässä tapauksessa asiakas- ja kumppanuussuhde.

5a. Rekisterin tietosisältö

Keräämme tietoa:

• Uutiskirjeiden tilauksista ja käytöstä
• Verkkosivustoilla käynneistä
• Sosiaalisen median kanavissa tehdyistä klikkauksista verkkopalveluihimme
• Digitaalisten mainosten klikkauksista verkkopalveluihimme

Kerätyt henkilötiedot sisältävät:

• Perustiedot: nimi, työnantaja ja/tai opiskelupaikka
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, joissain tapauksissa myös postiosoite
• Luokitukset: käyttäjän rooli, esim. opiskelija, henkilöstöä, alumni, tietyn yrityksen edustaja, opinto-ohjaaja, rehtori

Sidosryhmän (hakija, alumni, yritys, yhteisö, media tai muu sidosryhmä) tiedot:

• Perustiedot
• Yhteystiedot
• Luokitukset

Yhteyshenkilön tiedot:

• Perustiedot
• Yhteystiedot
• Luokitukset

Hakijan tiedot:

• Yhteystiedot
• Luokitukset

Opiskelijan tai alumnin tiedot:

• Perustiedot
• Yhteystiedot
• Ryhmä, yksikkö, koulutusala, tutkinto-ohjelma
• Luokitukset

SeAMK-henkilöstön tiedot:

• Perustiedot
• Yhteystiedot
• Yksikkö, koulusala
• Luokitukset

Tapahtumatiedot:

• Harjoittelut
• Projektit ja palvelut
• SeAMKin tapahtumat
• (Laajeneva)

Verkkokäyttäytymistiedot:

Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmien avulla keräämme tietoa verkkopalveluidemme käyttäjistä, kuten hakijoista ja yritysten edustajista, ja näemme, miten he ovat vuorovaikutuksessa verkkopalveluissamme toteutettavissa erilaisissa viestintä- ja markkinointitoimenpiteissä. Näemme muun muassa, milloin sähköpostiviestin tai uutiskirjeen vastaanottajat avaavat viestin tai klikkaavat viestin linkkiä. Näemme myös, milloin uudet tai aiemmin luodut yhteyshenkilöt lähettävät lomakkeen, kuten esimerkiksi uutiskirjeen tilauksen ja tai yhteydenottolomakkeen verkkopalveluissamme. Näemme myös, milloin uudet tai aiemmin luodut yhteyshenkilöt lukevat tai vastaavat sähköpostitse lähetettyihin tapahtumakutsuihimme. Näiden toimintojen lisäksi voimme myös tallentaa verkkopalveluidemme käyttäjien tietoja ja tarkastella analyysitietoja sen perustella, miten tunnetut yhteyshenkilöt ja anonyymit vierailijat käyttävät sivustoa tai miten tunnetut yhteyshenkilöt ja anonyymit vierailijat klikkaavat sosiaalisen median viesteihin, digitaalisiin mainoksiin ja muihin kohteisiin sijoitettuja linkkejä.

Kontaktointiaktiviteetit:

SeAMK kontaktoi tiedottamis- ja markkinointitarkoituksissa sidosryhmiensä edustajia. Myös eri TKI-hankkeissa tehdään toimenpiteitä, joita varten kontaktoidaan yhteyshenkilöitä yrityksissä ja organisaatioissa. Kontaktointiaktiviteetit voivat olla esimerkiksi sähköposteja, uutiskirjeitä, tapaamisia ja puheluita, joista tehdään muistiinpanoja ja kirjataan tietoja ylös. Kontaktointiaktiviteetit näkyvät Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmissä kyseisen sidosryhmän jäsenen ja yrityskumppanin tiedoissa ja ne ovat kaikkien SeAMKin CRM-järjestelmän käyttäjien nähtävissä.

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

SeAMKin verkkopalvelut, kuten SeAMK.fi-verkkosivusto ja sen alla toimivat piensivustot, SeAMKin sosiaalisen median kanavat sekä Harjoittelun tuki – (HaTu) ja Reportronic-projektinhallintajärjestelmät.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään ja ne päivittyvät automaattisesti Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmiin SeAMKin verkkopalveluissa olevien lomakkeiden kautta. Tällaisilla lomakkeilla voi tilata uutiskirjeitä ja infopaketteja sekä ottaa meihin yhteyttä.

Rekisterin tietoja päivitetään myös manuaalisesti käyttäjien toimesta päivittäin asiakastapaamisten tai muun kontaktoinnin yhteydessä. Tietoja voidaan myös ostaa palveluntarjoajalta.

Harjoittelutapahtumiin liittyvät tiedot siirtyvät HaTu-järjestelmästä (harjoitteluntuki).

Projekteihin liittyvät tiedot siirtyvät Reportronic-järjestelmästä.

Organisaatioiden ja organisaatiohenkilöiden tietoja ylläpidetään CRM-järjestelmässä. Opiskelijatiedot siirtyvät opiskelijarekisteristä HATU-järjestelmään ja sieltä CRM-järjestelmään.

SeAMK-henkilön perustiedot siirtyvät henkilöstöhallinnosta (Pegasos-järjestelmä) ja loput tiedoista ylläpidetään suoraan Reportronicissa. Reportronicista ne siirtyvät CRM-järjestelmään.

Alumnien tiedot siirtyvät Peppi-järjestelmästä Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmiin.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Ei ole.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tietojen ylläpitäminen on suojattu AD-tunnuksella ja salasanalla. Järjestelmään tallennetut tiedot ovat rekisterissä käyttäjäoikeuksin rajatun ryhmän käytössä. Dynamics 365 CRM- ja Marketing-järjestelmät ovat käytössä vain sisäverkossa ja etäyhteydellä.

Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.